Privatliv og brug af data

For kundens CRM-poster og indhold fra et tilsluttet workspace beslutter kundevirksomheden, hvorfor og hvordan oplysningerne bruges. Elevate behandler oplysningerne efter virksomhedens instrukser. Elevate bestemmer særskilt, hvordan egne konto-, fakturerings-, servicesikkerheds- og webdriftsdata bruges.

Anmodninger om en persons CRM-post går normalt til kundevirksomheden. Hvis Elevate modtager en anmodning direkte, er løsningen designet til at verificere den, sende den sikkert til den rette virksomhed og stille de nødvendige tekniske værktøjer til rådighed.

• Kontoidentitet, virksomhedstilknytning, tilladelser og status for sikkerhedsfaktorer.
• Kundeindtastede CRM-poster som virksomheder, kontakter, aftaler, opgaver, noter, beslutninger og links til dokumentation.
• Kun de Google-beskeder eller afgrænsede uddrag, der er nødvendige for en synlig CRM-, skrive-, opsummerings- eller opfølgningsfunktion.
• Indholdsfrie revisionsmetadata, fingeraftryk, sikkerhedshændelser og driftsmålinger, der er nødvendige for at beskytte og drive tjenesten.

Elevate understøtter ikke bevidst helbredsoplysninger, biometriske oplysninger eller tilsvarende følsomme kategorier ved lancering. Den planlagte løsning advarer brugere og redigerer sådant indhold ud af eksterne AI-anmodninger, hvor det er praktisk muligt. Formel understøttelse kræver en særskilt vurdering af privatlivsrisici.

De planlagte Gmail-tilladelser er identitet, skrivebeskyttet beskedadgang og sendeadgang. En virksomhedsadministrator skal godkende brugen af Gmail for workspacet, og hver person forbinder sin egen Google-konto. Der bruges ikke domænedækkende delegering.

Elevate kan bruge udvalgt beskedindhold til at opsummere kundekontekst, foreslå opgaver og skrive e-mailudkast. Udkast kan oprettes automatisk, men hver e-mail forbliver i et godkendelsespanel, indtil en person redigerer, afviser, udsætter eller godkender den præcise version. Ingen godkendelse betyder ingen afsendelse.

En ekstern AI-leverandør må kun modtage det opgaveminimerede uddrag, der er nødvendigt for den brugersynlige funktion. Google Workspace-oplysninger sælges ikke, bruges ikke til annoncering, blandes ikke på tværs af kundevirksomheder og bruges ikke til at træne eller forbedre en generaliseret AI-model. En bestemt brugers personlige skrivestilsprofil skal forblive adskilt til den bruger og kunne nulstilles.

Elevates brug af oplysninger modtaget fra Google Workspace-API'er vil overholde Googles politik for brugerdata, herunder Limited Use-kravene. Læs Google Workspace-politikken for API-brugerdata.

Den nuværende produktbeslutning foreslår at slette eller reelt anonymisere almindelige CRM-poster efter 24 måneder uden meningsfuld kundeaktivitet, med forbehold for en dokumenteret retlig pligt, et retskrav eller en kortere kunderegel. Det er en konfigurerbar produktstandard, ikke en GDPR-sikker havn, og automatisk håndhævelse er endnu ikke aktiv.

For personlig e-mailskrivning er det nuværende forslag kun at opbevare udvalgte sendte e-mailprøver i højst 90 dage, udlede en brugerspecifik skrivestilsprofil og derefter slette råprøverne. Perioden er ikke aktiv og skal forkortes, hvis Googles endelige godkendelse, cache-regler, kundeinstrukser eller juridisk vurdering kræver det. Brugere skal kunne nulstille profilen.

En gyldig anmodning om sletning har forrang, medmindre en snæver, dokumenteret undtagelse gælder. Regnskabsdokumentation og juridiske tilbageholdelser skal klassificeres og adskilles fra almindelige CRM-data i stedet for at forlænge hele kundeposten på ubestemt tid.

Den planlagte hostingpolitik er EU-først for hoveddatabasen, filer og understøttet behandling. En nødvendig overførsel uden for EU kræver en godkendt leverandør, et dokumenteret formål, passende kontraktlige og juridiske garantier samt de færrest mulige data til opgaven.

Produktet er designet omkring adskillelse af kunder, mindst mulige rettigheder, krypterede leverandørlegitimationsoplysninger, multifaktorgodkendelse, afgrænsede anmodninger, menneskelig godkendelse af eksterne handlinger, indholdsminimerede revisionsspor og personlige forbindelser, der kan tilbagekaldes. Produktionsdokumentation og uafhængig vurdering er fortsat påkrævet før kundeadgang.

• Forbind eller tilbagekald en personlig Google-konto.
• Gennemgå, omskriv, afvis, udsæt eller godkend e-mailudkast.
• Nulstil en personlig skrivestilsprofil.
• Bed kundevirksomheden om at give adgang til, rette, eksportere, begrænse, gøre indsigelse mod eller slette relevante personoplysninger.

Endelige anmodningskanaler og svardetaljer bliver offentliggjort sammen med driftsenhedens verificerede privatlivskontakt, før Live-kunder får adgang.